3 Core Business Processes Open Source ERP Must Support

Tháng Sáu 23, 2008

If you go to Sourceforge.net, a website that provides an open source project development platform,and browse to the ERP category, you will find no less than 402 results! That’s quite an amazing number, but if you try to dig in a little bit around that category,you will notice that many projects are actually only CRM (Customer Relationship Management),SCM (Supply Chain Management), accounting or HR applications. They do not fully support the functionality required from a real ERP solutions.

So how would you define an ERP system? My post An Introduction to ERP – Enterprise Resource Planning is a good starting point. If you are interested in implementing ERP in your organization, or are a consultant who is looking into open source ERP solutions,you must make sure the solutions you are considering does support all required businesses processes.

 

There are tens of millions of businesses world wide,each with its own way of conducting business.The real challenge facing open source ERP software developers is to try to develope enough functionality that will cover as many business processes as possible.

Despite the variance in business processes, all commercial organizations have several core business process.An ERP solution must support these process. A software project that does not support there core processes is not a real ERP solution.CRM is not ERP,HR systems are not ERP.

The 3 Core Processes that open source ERP must support out of the box are:

1.Order-To-Cash - The blood flowing through every commercial entity is customers orders. All businesses are exist to make money from selling products (or a service,which can be considered as a type of product in our context). Like other core processes,Order-To-Cash can be broken down into sub-processes – creating a customer and product master records, opening a customer order, allocating stock to that order,picking and shipping,invoicing and finally (hopefully) getting paid. When you go to your local grocery store, the entire Order-To-Cash process can take about 30 seconds from start till end. If you would have ordered an airplane, it might take 10 years until the order was completed.

2.Procure-To-Pay – Unless you found a way to produce products from thin air, you would probably have to get the products you sell from a supplier. There are two types of suppliers – one is external – a vendor, the other one is internal – your production plant. The Procure-To-Pay process refers to the first type. It usually starts with a purchase requisite from one of the departments in your organizations (for smaller companies that step is often omitted), which is converted,after some price and terms negotiation with your vendor, to a purchase order which is sent to your vendor. The vendor,usually upon receiving your order will ship you the ordered products (not necessarily all the products you ordered are shipped to you as it depends on the products’ availability) together with an invoice. The invoice will be paid by your accounting team, and the process will be completed.

3.Make-To-Stock - The other way you might get products to sell to your customers is by producing them. Many companies constantly consider weather they should purchase products from vendors or manufacture them internally. An open source ERP system should support both processes as stand-alone process but should also be able to integrate them. Even if a company is manufacturing all the products it is selling, it will still need to procure raw materials,sub-parts or accessories associated with their products. The Make-To-Stock process will start with purchasing or producing internally the raw materials or components of the finished product,followed by some processing along a route – different processing activities in different work centers,following a pre – determined order,followed by inspection,packaging of the finished goods and either stocking of the finished goods or sending it directly to a customer to fulfill a specific customer order (in that case,the process is often called Make-To-Order).

These 3 core business processes can be broken down further to more granular sub-processes. Also, not all 3 processes are part every companies business activities – banks,for example, do not procure or manufacture their products. Just remember that subject of this article – business processes open source ERP systems must support. If a software package does not support these 3 core businesses,it is not ERP.

from Opensource ERP Guru


Largest Open Source Acquisition Ever – Sun Buys MySQL!

Tháng Sáu 21, 2008

Any news you hear about an open source projects acquisition by one of the large IT vendors brings mixed feelings. The first things you think about is the practical meanings of such a move. MySQL is such an important component of the Internet (it is storing the very words you are now reading..), that the slightest changes in the way MySQL is distributed (currently it’s a completely free,open source project) might cause a real disruption to the growth of information on the Internet.

But the bright side is that if anyone had any doubts, open source again proved it has commercial value, 1 Billion dollars worth in MySQL’s case. MySQL was making money from service and consulting, a strategy that has seen wide adoption in many open source projects, especially in business open source solutions. Large organizations identify the benefits of open source software solutions and are willing to put the money they save in license costs into consulting. MySQL also offered Enterprise versions of its software for additional costs.

I have been using MySQL for over 10 years now. The first web application I built was a web statistic service, aka Google Analytics. I used PHP for the logic and MySQL as a database to store site visitors statistics. MySQL’s popularity has increased dramatically since then,in parallel to PHP and dynamic web applications. MySQL is one of those companies that recognised early on a need in the market (scalable, efficiency storage and retrieval of huge amounts of data), stayed close to its users and community and just created a great product.

I disagree with some of the skepticism raised over the money (1B$) Sun paid for MySQL. Sun is now in a unique position going after large IT budgets. Sun is the only IT vendor that can offer robust,trusted hardware and operating system (Sun Solaris) bundled with the worlds most popular database (MySQL), a development environment (J2EE) and an application server (GlassFish, another open source project). It’s a huge advantage for Sun to be able to go to a CIO of a Fortune 500 company and offer that bundle to run business applications. Sun Solaris is very popular among large organization for running mission critical,high volume applications, which usually run an Oracle database. Sun can now offer MySQL at the fraction of the cost of an Oracle database software.

Sun’s offering is now huge, but not perfect. What is Sun missing? Business applications. Is open source ERP next?

from Opensourceerpguru.com


Why Open Source ERP?/ Lý Do Sử Dụng ERP Mã Nguồn Mở

Tháng Sáu 21, 2008

One of our readers, Chris, commenting on Open Source ERP Activity Trends, had some very good questions and I decided to answer them, one by one, in a dedicated post.

Q: Is Opensource integral to the success of companies like Compiere and Openbravo, or is it more a marketing tool?
A: I’ll start by answering the latter part of the question – definitely NO!, it’s not a marketing tool. All open source projects start with a genuine intention of making things better. Programmers grouping together to write a piece of software for no money, usually in their spare time (after working 10 hours for their commercial employer) don’t think about marketing. They only think about writing the smartest,cleanest,coolest software ever written. And many such projects yield some the best software ever written – the Linux kernel, The Apache web server,the Firefox browser.
Is open source integral to the success of these open source ERP companies? My answer would be that it’s just a different business model. These companies can start hiring programmers and stop publishing the source code, but then they would have to play head-to-head with the big sharks and that won’t be easy. I don’t see any open source ERP vendor completely abandon the open source model.

Q:Who are the people writing the Open Source?
A: Open source software is written by programmers who voluntarily join a project they find interesting and contribute their own code. Usually there is a “core team”, most likely the programmers who started the project, who are project administrators. They make sure all code from different programmers is in sync, they design the software architecture and build the projects’ roadmap.
In most projects you will find programmers from all over the world,many of them collage students or employees of the world’s largest software companies.

Q:It’s not the CTOs of SMEs, so is it the ERP partners?
A: I hope I understand this question correctly, but I think what you are asking about is customization. Open source ERP projects deliver a product with a certain set of functionality, but since business requirements are so complex and rate of change is so high, almost every company using ERP will have to customize it to meet their needs. The project itself obviously cannot write the code to support all requirements.
Who is doing this customization? If the company implementing ERP has an in-house IT department, they will need a business analyst to define business requirements and some programmers to write the actual customization. Many SMEs do not have in-house IT, so they would need to find an implementation partner. Some open source ERP solutions have a list of certified partners on their website, although due to the fact that the source code of these solutions is available to download, it is possible for any outsourcing company who has programmers familiar with the programming language the solution is written in (currently, Java is most popular) to customize open source ERP solutions.

Q:How does being Opensource translate into a concrete competitive advantage for these ERPs?
A:To answer that, I will raise the main arguments open source ERP companies are raising and will provide my own opinion on their validity:
Open source ERP will release you from the single vendor tie-up familiar from commercial ERP projects – since organizations pay so much money in licensing fees for commercial ERP solutions (sometimes up to millions of dollars a year), switching from their current ERP provider to another one is almost impossible. I believe that an SME who has invested his money in customizing a certain open source ERP solution is in the same position as his commercial ERP user counterpart – he will not easily switch to a different provider. Even if the level of investment in an open source ERP is smaller, I think that deciding to throw away that investment is a very tough decision.
Giving the software away for free will save the cutsomer money he can later put into customizing and implementation costs – This is one the of the strongest arguments for open source ERP. I think everyone – customers and the software companies-understand that free,open source ERP is not really free. You will need to invest money in customizing the software. This implementation project will be where your money will go. If you don’t pay for a product license and invest heavily in implementation, you can get a much higher ROI on your ERP project.
Open source projects create higher quality products – That is of course a generalization, but there are factors you can’t disregard in these type of project. The most important thing in open source projects is the community. Other than the programmers who write the actual code, there is a much larger group of people who contribute to the success of the project – people who download and install the software write installation and configuration guides. Many bugs are found by users who just wanted to “play around” with the software. Some volunteer to write Wiki pages,explaining how to use the software.
Active project programmers will often answer questions posted in forums (if you are a customer of a commercial ERP solution,there is very little chance you will get an answer directly from the programmer who wrote the code..). In addition, open source projects employee some very good programmers, all of them are highly motivated and enthusiastic about what they are doing (they do it for free..).
These factors contribute to the creation of very high quality products.
One note – I have created the open source ERP Activity Trends page because I believe there is a direct correlation between the level of activity of the project’s community and the quality of the product. I plan to add some more metrics within the next few days.
I hope I answered Chris’ questions well. I would be glad to get comments from anyone reading this post on his view of the issues raised here.

from Opensource ERP Guru


Open Source ERP Solutions To Consider

Tháng Sáu 11, 2008

If you read my post 3 Core Business Processes Open Source ERP Must Support you already know that there are at least 402 open source software projects listed as ERP solutions in Sourceforge. You also know what are the core scenarios a real ERP solution should support.
One of Open Source ERP Guru’s main objectives is to provide valuable information for companies looking into ERP solutions in general and open source ERP solutions in particular, and the first thing to do is to narrow the list of 402 down to a more manageable number.

The following is a list of open source ERP solutions that can be called ‘true’ ERP, are open source and (at least partly) freely available:

Compiere- Probably the most commercially successful open source ERP solution on the market today. It’s been around for a few years now (I remember visiting their website a couple of years ago, all the graphics was sketched) and successfully developed a large ecosystem around the product – training,documentation and most important, world-wide partners.They were also able to raise some funding (I think it was 6M$). For any ERP project,establishing a strong,global network of implementation partners is crucial for success.

There are a couple of issues that have to be raised in regards to Compiere and open source – since they started developing their product,they relied solely on Oracle’s database software. Oracle’s database is not open source and is not free. For hardcore open source devotees, if you write an open source software that relies on non open source components, you are not open source.

If we put the philosophical argument aside, the biggest challenge is,if you decides to implement Compiere,additional costs are incurred due to the Oracle license. Luckily for Compiere,Oracle released a free version of its database software – Oracle Express Edition (XE). It’s a lightweight version of Oracle’s commercial database, but you can use it with Compiere to save licensing costs. However, if you are going for a large implementation, I would doubt if you could use the XE edition, meaning you would have to buy an Oracle license.

Another issue with Compiere and open source is that it seems like Compiere lost touch with it’s developers communityand is becoming more and more commercial minded,less community driven. This caused the spin-off project Adempiere. One of the most important differentiators between commercial software and open source software is is community contribution. It seems that Compiere is now a hybrid between open source and commercial product.

Openbravo- One of the most promising open source ERP solutions available today. Its a web-based software(running on top of Tomcat web application server) ,with a global network of partners. Openbravo presence is very strong in Spain and looks to become global ,starting mainly with other European countries. Like other mature open source ERP solutions,they offer paid services – training,custom development and consulting. They are a ‘true’ open source software – all software components are free,they support Postgresql database which is open source,run on various Linux platforms. They seem to have an enthsuastic community around their offering.

Opentaps- Opentaps is built on top of Apache OFBiz- Apache Open For Bussiness framework. Opentaps is a relatively young project,with version 1 recently released, but is built on strong foundations.
Being a young offering has its advantages – modern technologies are incorporated from day 1, where older,more mature solution might find it difficult to integrate new technologies. In Opentaps’ case, the most significant advantage is using service oriented architecture – all functionally in the underling OFBiz framework is implemented using services. This is a very modern approach as to how business software should be built,enabling maximum flexibility for business process integration.

Opentaps is written in Java (as does OFBiz) and runs on all popular database servers,including the most widely used free,open source database – Mysql.

Adempiere- A spin off of Compiere, the vibrant community of Admepiere took it upon itself to release a ‘true’ open source Compiere version. The first thing they did was to add support for an open source database – Postgresql. Then they built a passionate community around the project , offering documentation,how-to guides,consulting services and free add-on software components.

Postbooks- The open source version of Xtuple’s OpenMFG is a C++ project. Because of its origin, it seems to shift away from manufacturing and focus on accounting, probably as a complementary product to OpenMFG. The commercial version(OpenMFG) Xtuple is selling can provide strong financial support to allow further development of the open source version. However, it is sensible to assume that if a software vendors develops two versions of similar software products,it will try to minimize redundant efforts around the same functionality. That means that it is likely that OpenMFG will remain focused on manufacturing while Postbooks will evolve to an accounting oriented solution.

Neogia- Another OFBiz based ERP solution, meaning service-oriented architectures from the grounds up. It still seems to be lacking in support and consulting partners and documentation is limited, some of which is only available in French. It does have a lot of buzz around it,with more than 30 developers currently working on the project.

We will provide detailed analysis and comparison of these solutions in coming posts.

There are other open source ERP solutions out there – ERP5, OpenPro, TinyERP and others. I did not list them with the others because they are not developed under Sourceforge or any other public development platform. For me, that indicates a certain level of ‘closeness’, as opposed to the whole ‘openess’ concept of open source software. That does not mean that these solutions are not open source,nor does it amply that they are not as good as other solutions.

from Open Source ERP Guru’s


10 Evaluation Criteria for Open Source ERP

Tháng Sáu 11, 2008

Due to the complexity of ERP projects,there are many factors which have to be considered before deciding on which ERP solution to implement.We have chosen the 10 most important evaluation criteria,which we will use in our open source ERP comparison benchmark matrix.

1.Customization Complexity- No matter how comprehensive an ERP solution is,customizing the software is inevitable. Open source ERP solutions are particularly easy to customize,since the source code is freely available. Also,these solutions are written in popular,widely used computer languages such as PHP and Java.It is also important to evaluate how easily customized code is migrated during software upgrades.

2.Functionality – All ERP packages are expected to support core business process. For example,creating customer,vendor and products master records, maintaining customer orders and sending invoices are integral parts of ERP systems. Besides core processes, ERP solutions vary widely. One ERP solution might be very good at managing manufacturing operations, while another one will have a robust accounting module.It is vital to identify the unique strength of each open source ERP solution and decide which one fits your business requirements best.
3.User Experience – Although many older ERP solutions do not pride themselves in their user experience, modern technologies make it much easier to build pleasant user interfaces,making it easy for users finding information and connecting it to the business process they are managing in the ERP information system. User interfaces should be clean,clear,intuitive,offer context-based help,enabling users to be as efficient as possible in their daily tasks.

4.Development Activity – Unfortunately, many open source projects do not last many years. That is true,of course, for non open-source software as well-smaller software companies are bought and products are discontinued, software vendors go bankrupt and support and maintenance companies discontinue operations. The good news is,since the products are open source,the source code is available and you can continue developing the product to fit your specific needs even if the official development of the project stopped. However, in any given open source project,developers activity might vary over time, effecting rate of bug fixes and new features development. It’s important to consider the development activity in the months prior to the time the decision about the open source ERP solution is made.

5.Knowledge – A key succes factor in any kind of information system implementation is knowledge around the product. Too often, great software products are not successful because there are not enough professionals who know how to implement the product. That is especially true for ERP implementations – the complexity of the project and the varying requirements from one project to another requires strong knowledge of the ERP software being implemented.New open source ERP solutions do not always have enough experienced consultants that can help customers bring out the highest possible Return On Investment.

6.Production-readiness – We use the term production readiness as a placeholder for a set of requirements that has nothing to do with functionality,but are of equal importance to any business software -performance,ability to scale to large numbers of records,high availability options,recovery procedures in case of system or database crash,security features,user management and access control. These are often the factors that differentiate mature open source ERP solutions from others. Production readiness is commonly overlooked, especially by small and medium companies,since the volume of transactions and data stored in the ERP system is relatively small.Hopefully, an ERP system will help the business grow to a point where this issues will rise – suddenly, creating a new customer orders or displaying an inventory report takes 10 seconds instead of 1 second,system availability is not 100% or the system shuts down because the database is full.You must consider early on future growth rates,allowed downtimes,cost of lost data etc.

7.Integration – Every ERP project requires integration.The open source ERP solution you will use will need to communicate with other software systems – mail servers,spreadsheets,your vendors’ ordering system,your shipping companies’ software.In commercial ERP solutions, the integration is handled by middleware – usually a huge bundle of software components that manage that integration.An open source ERP can never provide that level of integration support.What it can do is use standards which are supported by other software vendors to enable painless integration. For example,using XML files to import and export data such as customer and product records is the de-facto standard in data exchange. Exposing functionality as web services and being able to consume web services from other systems is also becoming increasingly popular.

8.Migration – The first step of most ERP projects is migration. For large ERP implementations,that step can take months if not years. For smaller companies implementing open source ERP solutions,the amount and complexity of data to migrate from older systems to the new ERP system is much smaller. Still, a poor migration can bring an ERP project to failure. Open source ERP solutions should provide a flexible migration component,allowing import of data from multiple sources(text files,csv,excel files,database files),a validation layer,acting as a gatekeeper,stopping low quality data from entering the new system and an exception reporting tool.

9.T.C.O.- Open source is free.Well, not always. Almost all open source products are free to download and use,but some some are not. Also,most are free to download and use-you will still need to customize the software and require some consulting services. There is a long debate between supporters of open source software and commercial software vendors over the question “How much does a free,open source software, actually costs”. You can be sure of one thing – you will save a lot of money on licensing the software itself,money you can invest in customization,consulting,support and maintenance.

10.Community – The open source movement is all about community.A group of people working night and day,spanning multiple time zones,writing large amounts of great code,without being paid! It sounds crazy,but it’s true. All successful open source projects have one thing in common – a thriving,diverse community,supplying everything required to support wide adoption of software-not only development but also documentation, bug reporting and support forums.The larger the community, the higher chances of success for an open source project.

Although there are some other criteria you might want to consider,the list above is a must in your checklist of evaluation criteria for open source ERP solutions.


Lựa Chọn ERP

Tháng Sáu 3, 2008

Bắt đầu đâu?

Thường thì khi muốn tìm một giải pháp CNTT chúng ta sẽ bắt đầu từ những trăn trở có thật trong công việc kinh doanh. Nói thì dễ nhưng không ít khách hàng khi gặp chúng tôi lần đầu đã không định nghĩa được lý do cụ thể để làm ERP. Nhiều doanh nghiệp (DN) đến với ERP với mục đích khá mơ hồ cho nên kết quả sau cùng của dự án cũng mơ hồ theo.Mục đích của dự án nên được phân làm nhiều cấp, nhiều tầm khác nhau. Ban giám đốc (BGĐ) hoặc hội đồng quản trị (HĐQT) sẽ đưa ra các mục tiêu chiến lược, còn các phòng ban sẽ định nghĩa những yêu cầu cụ thể về qui trình quản lý của đơn vị mình. Mục đích dự án cần được căn cứ trên chiến lược phát triển DN (CLPTDN – Business Strategy), CLPTDN càng “dài hơi”, hệ thống ERP sẽ có cuộc sống hữu dụng càng lâu và càng thêm phức tạp khi chọn lựa và triển khai. Đối với các yêu cầu cụ thể cần phải dám chắc rằng những yêu cầu này sẽ thỏa mãn mục đích dự án ở những góc độ nào đó.

Thường thì trong giai đoạn này, lãnh đạo DN nên thành lập đội đánh giá PM ERP – tiền thân của đội triển khai ERP. Thành viên của đội đánh giá nhất thiết phải có đầy đủ đại diện các phòng ban.

Tiêu chí đánh giá và hệ số

Các tiêu chí đánh giá và hệ số là một trong những bí quyết để có thể đi đến quyết định chọn lựa nhanh chóng và công bình. Ngay sau khi đã hoàn tất những yêu cầu về chức năng, đội chọn PM phải đề ra phương pháp đánh giá dựa vào các tiêu chí nhất định, kèm theo hệ số lựa chọn (weight factor) cho mỗi tiêu chí.

Hệ số là thước đo mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các hệ số này cần giữ bí mật cho đến khi kết thúc giai đoạn cho điểm. Việc thay đổi tiêu chí hoặc hệ số sau khi đã gửi hồ sơ mời thầu rất quan trọng. Chúng tôi đã tiếp xúc với nhiều DN loay hoay với quyết định chọn PM ERP gần 2 – 3 năm chỉ vì họ không có một lộ trình quyết định và những tiêu chí làm nền cho những quyết định đó.

Một số các tiêu chí quan trọng chọn ERP: khả năng triển khai tại đơn vị; tính ổn định của nhà cung cấp, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, mức độ hỗ trợ sau vận hành (từ xa qua Internet hay có nhân viên hỗ trợ tại chỗ), kinh phí triển khai, chi phí hỗ trợ thường niên, chi phí nâng cấp, các khách hàng hiện đang sử dụng v.v…

Phân tích hồ sơ thầu và cho điểm

Một qui trình chọn lựa khoa học và việc áp dụng chặt chẽ sẽ giúp DN có đuợc quyết định sáng suốt góp phần vào sự thành công của dự án sau này.

Hồ sơ thầu giải pháp ERP nên nêu rõ mô hình vận hành DN hiện tại và tương lai, để nhà cung cấp nắm bắt được nhu cầu quản lý của DN. Sau khi gửi hồ sơ mời thầu, DN sẽ nhận đuợc bản trả lời từ các nhà cung cấp giải pháp. Theo kinh nghiệm, các bản trả lời hồ sơ thầu của đối tác nước ngoài thường viết bằng tiếng Anh và khá dài. Còn bản trả lời từ các nhà cung cấp PM trong nước thì thường ngắn gọn và cô đọng nên DN khó có thể làm quen cặn kẽ với tất cả những “người bạn mới” trước khi quyết định.

Việc cho điểm PM cũng cần thống nhất trước giữa các thành viên trong nhóm chọn lựa. Đội ngũ tư vấn, nếu có, rất quan trọng trong giai đoạn này, họ có thể giúp làm sáng tỏ nhiều chi tiết trong các tính năng của giải pháp, chỉ ra được đâu là thông tin không chính xác hay chỉ có giá trị quảng cáo, nói quá. Nhóm tư vấn cũng có thể làm trọng tài nếu các thành viên trong đội dự án bất đồng ý kiến về một vấn đề nào đó.

Trên dây chúng tôi chỉ lược qua những điểm chủ yếu trong suốt qui trình chọn giải pháp ERP. Nhiều bước đi cần thiết khác như xem xét phương pháp triển khai (implementation methodology), đánh giá qui trình đào tạo và huấn luyện đội ngũ triển khai, đánh giá đội ngũ tư vấn triển khai, thương lượng hợp đồng cung cấp giải pháp không được đề cập đến trong bài viết này.

Tư vấn chọn ERP

Tư vấn là một dịch vụ cần thiết để có thể giải quyết một công việc mà DN không làm trong một thời gian dài – thường là những công việc mang tính chất chiến lược như khảo sát thị trường, thẩm định giá trị công ty, thiết kế sản phẩm mới, v.v… Chuyên viên tư vấn cần phải thuyết phục được tính độc lập và vô tư của công việc mình. Họ cần có kiến thức tổng quát và cập nhật về các PM ERP khác nhau, hiểu biết về ngành nghề của khách hàng và dĩ nhiên là có một phương pháp để giúp khách hàng đi đến những quyết định quan trọng.

Nhà tư vấn không chọn lựa ERP hộ cho DN, họ chỉ truyền đạt kiến thức kinh nghiệm để gỡ rối, giúp đỡ hoặc khuyến cáo về những rủi ro cho DN khi cần thiết. DN chính là người quyết định. Chúng tôi đã từng cộng tác với nhiều công ty tốn nhiều thời gian và tiền của cho việc chọn lựa PM. Họ cùng thống nhất quan điểm rằng đây là cơ hội hiếm có để có thể rà soát các qui trình nghiệp vụ cho toàn công ty và học hỏi phương pháp, qui trình làm việc từ các giải pháp ERP tiên tiến.

DN cũng không nên sử dụng hồ sơ thầu của một DN khác ngành cho việc chọn lựa ERP. Vì hồ sơ thầu, kết quả của giai đoạn định nghĩa nhu cầu, mang tính đặc thù cho từng DN.

Quá nhiều dự án ERP đã triển khai ì ạch chính vì DN đã không khởi động dự án đúng hướng bằng cách đầu tư lựa chọn ERP kỹ lưỡng. Chúng tôi mong bài viết này sẽ ít nhiều giúp DN định hướng trong đầu tư về CNTT nói chung và ERP nói riêng.

 

 

Bạn có thể download tại đây hướng dẫn đánh giá lựa chọn hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình: erp_selectionv


Tài Liệu Hướng Dẫn Cài Đặt/ Sử Dụng Open Bravo ERP

Tháng Sáu 1, 2008

Download tài liệu hướng dẫn cài đặt/ sử dụng OpenBravo tại đây:

.hướng dẫn cài đặt: openbravoerp_installationguide

.hướng dẫn sử dụng: openbravoerp_usermanual

Để download chương trình Openbravo ERP (khoảng 250MB), bạn hãy vào www.openbravo.com, lưu ý sử dụng phần mềm hỗ trợ download như Internet Download Manager hoặc Flashget để tránh sự cố rớt mạng trong quá trình download.


Thay đổi văn hóa doanh nghiệp với ERP

Tháng Năm 4, 2008

Có một vấn đề ít ai nói tới, đó là yếu tố văn hóa doanh nghiệp, cũng có thể ảnh hưởng không nhỏ đến thành công trong triển khai phần mềm quản trị DN (ERP).

Thông thường, mỗi khi dự án ERP ứng dụng không thành công, người ta vẫn đổ lỗi cho các vấn đề kỹ thuật nhiều hơn. Nhưng cũng có thể do doanh nghiệp (DN) chưa cung cấp đủ nguồn lực để đào tạo và quản lý các vấn đề về thay đổi văn hóa DN.

Từ làm theo thói quen sang làm theo quy trình

Một chuyên viên tư vấn triển khai ERP của FPT cho biết, đối với một DN có cường độ làm việc cao, nhân viên đã quen với phong cách làm việc năng động, thì khả năng DN đó ứng dụng thành công ERP sẽ lạc quan hơn. Cùng với thái độ của lãnh đạo DN là không ngại đổi mới, sẵn sàng tận dụng các quy trình chuẩn đã có sẽ tạo ra quyết tâm từ trên xuống dưới, thúc đẩy nhanh tiến trình đưa ERP ứng dụng trong đời sống DN.

Văn hóa DN thể hiện rất rõ khi áp dụng các quy trình bắt buộc từ phần mềm (PM). Sự tuân thủ hay không quen tuân thủ quy trình của nhân viên sẽ tác động đến kết quả của ứng dụng, từ đó dẫn đến thành/bại của dự án. Chẳng hạn, trong việc quản lý kho hàng, quy trình quản lý PM bắt buộc hàng trước khi xuất phải được phiếu xuất trên hệ thống trước, tiếp theo đó mới xuất kho. Nếu theo thói quen từ trước của DN, hoặc bản thân người thực hiện công việc cảm thấy không thích làm như vậy, họ có thể cứ cho xuất hàng trước, rồi bổ sung khai báo sau, thỉnh thoảng lại “quên” nhập số liệu… Việc này có thể gây ra tình trạng số liệu tồn kho thể hiện trên chương trình PM sẽ khác với số liệu tồn kho thực tế, ảnh hưởng đến các phòng ban khác, thậm chí đến quyết định của các cấp lãnh đạo.

ERP luôn đi kèm theo một quy trình chuẩn tích hợp, đồng nghĩa với việc nó tạo ra những thách thức – thay đổi hành động của nhân viên đối với công việc, thái độ của nhân viên đối với DN. Do vậy khi đưa ERP vào triển khai, yêu cầu đặt ra với DN là phải quản lý tập trung, toàn bộ cán bộ nhân viên cần có cái nhìn cụ thể hơn đến mục tiêu chung của DN. Nhiều DN đã tận dụng ERP không những chỉ để thay đổi quy trình kinh doanh và còn cả văn hóa DN theo một cách thức và không khí mới.

Nếu như với các PM ứng dụng như MS Office trong DN, việc khai thác tích cực hay không tích cực của mỗi cá nhân có thể không ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty thì ERP là một môi trường hoàn toàn khác. Mọi tác động của bất kỳ của thành viên nào lên hệ thống đều có ảnh hưởng đến nhiều quy trình khác trong công ty. Số liệu đưa vào một lần là số liệu thống nhất trong suốt các quy trình liên quan. Mỗi thành viên cần nắm rõ các thông tin quan trọng này và biến nó thành ý thức cao trong công việc. Các thông tin và số liệu được tích hợp từ các quá trình bán hàng, mua hàng, kế toán… từ các máy tính kết nối trong hệ thống, đem đến cho lãnh đạo cái nhìn thấu suốt toàn bộ các hoạt động kinh doanh của DN. Nếu mỗi thành viên vẫn giữ thái độ giống như sử dụng các PM đơn lẻ trước đây, không hiểu được các mục đích thực sự của chương trình mới và biến nó thành hành động thực tế, thì DN đó khó có thể triển khai ERP thành công.

Có thể nói, sức ép thay đổi lên mỗi nhân viên và toàn bộ DN là rất lớn. Nếu nhân viên không chịu thay đổi, không nắm bắt được quy trình mới, họ có thể bị đào thải. Tại nhiều DN, khi triển khai ERP, việc phải điều chuyển công việc của nhân viên hoặc đào thải những nhân viên không đáp ứng được yêu cầu mới của công việc được là chuyện không hiếm.

Cần đào tạo nâng cao nhận thức

Đào tạo tri thức về PM và sử dụng PM ERP là việc làm cần thiết của DN khi triển khai ứng dụng. Những nguyên lý được truyền đạt bước đầu có thể đem đến điều kiện để thực hiện công việc cụ thể, còn để biến nó thành thói quen, thành điều kiện làm việc bình thường tại DN lại phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa của DN đó và tất nhiên, cần có thời gian. Thời gian để thay đổi từ cũ sang mới, từ tác phong làm việc cũ sang tác phong làm việc mới, từ tự do hoặc bán tự do sang yêu cầu về mức độ tuân thủ kỷ luật nghiêm ngặt hơn. Việc đào tạo không chỉ là các yêu cầu công việc cho từng vị trí cụ thể như điền vào các chỗ trống trên giao diện PM, mà còn phải cung cấp đầy đủ những kiến thức như đã nói ở trên.

Một quy trình chuẩn tắc, yêu cầu ý thức tuân thủ cao của những người giữ các vị trí khác nhau, đôi khi tạo nên sự phản ứng mạnh mẽ nơi những người bị ảnh hưởng. Thậm chí họ có thể có ý nghĩ “Tôi đem nhiều tiền về cho công ty, tôi có thể làm việc theo ý tôi muốn, miễn là an toàn và đem về lợi nhuận”. Đào tạo những người như thế không hề dễ! Tuy nhiên, không ít thì nhiều, họ vẫn phải thay đổi, để thích nghi, để phù hợp và… bản thân những người nhanh nhạy cũng sớm hiểu rằng, công việc của họ được đảm bảo và hỗ trợ ở mức an toàn cao hơn khi họ làm việc theo quy trình.

Một chuyên gia Oracle khuyên rằng, DN cần “chuẩn bị tinh thần” cho nhân viên của mình bằng cách chỉ ra vai trò của từng phòng, ban và họ cần phải thay đổi như thế nào để đáp ứng tốt. Ngoài đào tạo về kỹ thuật công nghệ, cần cung cấp những thông tin về nhiệm vụ mới ở một vị trí cũ, về mục tiêu hướng đến của DN và những lợi ích của quy trình mới phục vụ cho phát triển DN và từng thành viên của nó. Những thông tin truyền đạt sớm và kịp thời sẽ chuẩn bị trước về mặt tinh thần cũng như giúp cho sự ứng dụng ERP thành công!

Mai Thi

 


Giới thiệu chung về phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (ERP) nguồn mở

Tháng Năm 2, 2008

Bộ phần mềm Quản lý Doanh nghiệp ERP là gì

Một doanh nghiệp thường bao gồm nhiều bộ phận khác nhau hoạt động cho một mục tiêu chung: chế tạo, bán hàng, marketing, mua sắm vật tư, kế hoạch, quản lý kho, vận chuyển, phân phối, bảo trì,…

Thay cho các phần mềm riêng lẻ của từng bộ phận, bộ phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP, cũng còn gọi là Enterprise Management System) tích hợp tất cả các hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận trên trong một hệ thống phần mềm chung chạy trên mạng. Mỗi bộ phận có mođun phần mềm nghiệp vụ riêng của mình nhưng trao đổi được dữ liệu cho nhau, thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo các dòng công việc chung từ bộ phận nọ sang bộ phận kia như một thể thống nhất trên mạng máy tính.

Các chức năng chính của bộ phần mềm ERP:

  • Quản lý Khách hàng và đơn đặt hàng (Customer and Order Management).
  • Quản lý Mua sắm (Purchasing Control).
  • Lập Kế hoạch sản xuất (Production Schedule).
  • Lập và quản lý danh mục thành phẩm, bán thành phẩm (Ingredient List)
  • Quản lý Kho (Inventory Management).
  • Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành (Interface with CMMS system)
  • Báo cáo và Phân tích (Reporting and Analysis)
  • Tích hợp với hệ thống Kế toán (Integration with Accounting System)
  • Quản lý tiền lương (Payroll)
  • Quản lý Nhân sự (Human Resources)

ERP lớn và phức tạp như vậy nên cũng khó đưa vào ứng dụng nhất. Khi ứng dụng, yêu cầu lớn nhất và phức tạp nhất là customize phần mềm theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp luôn luôn thay đổi và do đó hệ ERP cũng phải thay đổi theo liên tục. Nếu dùng các hệ ERP lớn, hiện đại và tinh vi như Oracle E-Business Suite hoặc SAP thì việc thay đổi đó phải do các công ty chuyên ngành đảm nhiệm, khách hàng không làm chủ, kiểm soát được phần mềm. Các phần mềm này cũng lớn và đắt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó với tới được.

Vì vậy, trong một bài báo gần đây, tạp chí CIO dành cho các giám đốc thông tin cho rằng trong 3-5 năm tới đây, công nghệ phần mềm ERP nguồn mở sẽ là một trong những công nghệ mới nổi đáng chú ý nhất. Một bài báo khác của tạp chí ComputerWorld cũng cho biết các doanh nghiệp vừa có xu hướng chuyển sang dùng các hệ ERP nguồn mở.

Lý do? Khách hàng có thể làm chủ công nghệ và chủ động tùy biến theo ý mình, phù hợp với các đặc thù của doanh nghiệp và đáp ứng được các thay đổi, phát triển liên tục của doanh nghiệp.

Danh sách các bộ ERP cả nguồn mở và nguồn đóng có thể tham khảo tại đây. Dưới đây, ta xem qua một vài phần mềm nguồn mở ERP (Google search “open source erp”) để có khái niệm. Những phần mềm giới thiệu dưới đây chỉ để tham khảo. Người dùng phải tự tìm hiểu, dùng thử, lựa chọn theo danh sách giới thiệu ở trên hoặc search trên Internet.

Openbravo

Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn mở dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có hai phiên bản: bản nguồn mở miễn phí (Community Edition) và bản thương mại (Network Edition, 10.000 ơrô một năm). Bản miễn phí có các công nghệ mới nhất nhưng không tin cậy, ổn định bằng bản thương mại và không có hỗ trợ chính thức của hãng.

Các chức năng chính như sau:

1- Quản lý dữ liệu tập trung (Master Data Management)

Dữ liệu sản phẩm, các bộ phận, danh mục vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, v.v…

Mọi dữ liệu của công ty được quản lý tập trung, đảm bảo không thừa, không thiếu, không trùng lắp và cung cấp cho đúng người, đúng lúc cần thiết.

2- Quản lý mua sắm (Procurement Management)

Đơn giá, đơn hàng, phiếu nhận, hóa đơn, kế hoạch mua sắm và thanh toán, v.v…..

Openbravo xử lý toàn bộ thông tin của quá trình mua sắm một cách tập trung, thống nhất. Mỗi hồ sơ trong quá trình đó chứa các dữ liệu của hồ sơ trước, tránh nhầm lẫn do nhập dữ liệu nhiều lần. Do đó có thể lần theo từng hồ sơ theo thứ tự thời gian của quy trình mua sắm (phiếu đặt mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn, thanh toán) và biết được tình trạng hiện tại (chờ giao hàng, đã nhận, đã xuất hóa đơn, v.v…). Bộ phận kế toán sẽ luôn có số liệu cập nhật và tin cậy.

3- Quản lý kho (Warehouse Management)

Các kho và khu vực trong kho, các lô hàng, serial number, nhãn, phiếu nhập và xuất kho, lưu chuyển giữa các kho,….

4- Quản lý dự án và dịch vụ (Project and Service Management)

Các dự án, các giai đoạn của dự án, các công việc, nguồn tài nguyên, ngân sách, chi phí, …..

5- Quản lý sản xuất (Production Management)

Bố trí chung nhà máy, các kế hoạch sản xuất, danh mục vật tư, báo cáo tiến độ, chi phí sản xuất, sự cố, v.v….

6- Quản lý bán hàng và khách hàng (Sales Management and Customer Relationship Management – CRM)

Biểu giá, lãi suất, đơn hàng, khối lượng, chiết khấu, vận chuyển, xuất hóa đơn, hoa hồng, …..

7- Quản lý tài chính (Financial Management)

Các tài khoản, ngân sách, thuế, tài khoản phải thu, phải trả, bảng cân đối, tài sản cố định, …..

8- Quản lý tình hình doanh nghiệp (Business Intelligence)

Các báo cáo chi tiết và tổng hợp, phân tích tình hình chung, các thông tin hỗ trợ quyết định cho lãnh đạo…

Compiere

1- Quản lý tình hình doanh nghiệp (Performance Management & Reporting)

Compiere có 4 dạng báo cáo khác nhau: báo cáo truy vấn, báo cáo tiêu chuẩn (dạng in ấn), báo cáo tài chính và báo cáo tình hình tài khoản. Có thể thiết lập và lấy báo cáo từ nhiều sơ đồ kế toán khác nhau. Có thể thiết lập các giai đoạn báo cáo khác nhau. Các số liệu báo cáo đều dựa trên một kho dữ liệu chung.

2- Quản lý mua sắm (Purchasing)

Các công đoạn của quá trình mua sắm đều được quản lý và tự động hóa ở mức tối đa có thể.

3- Quản lý vật tư (Materials Management)

Quản lý sản phẩm, biểu giá, phiếu nhập kho, xuất kho, vận chuyển, chi phí vật tư cho sản xuất, ….

4- Quản lý sản xuất (Manufacturing)

Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất

5- Quản lý đơn hàng (Order Management)

Quản lý các công đoạn lập bảng chào giá, quản lý các đơn đặt hàng, xuất hóa đơn và thu tiền. Môđun này tích hợp chặt chẽ với quản lý vật tư và quản lý khách hàng.

6- Quản lý tài chính (Financial Management)

Chương trình kế toán nội bộ doanh nghiệp

7- Quản lý dự án (Projects)

Quản lý các dự án sản xuất, kinh doanh và các công việc trong doanh nghiệp

Song song và tích hợp với chương trình ERP là chương trình Quản lý Khách hàng (Customer Relationship Management – CRM). Chương trình này có 3 môđun là Quản lý bán hàng (Sales), Quản lý dịch vụ (Service) và Thương mại điện tử (eCommerce).

Compiere gồm 3 phiên bản: Community Edition (miễn phí), Standard Edition (25USD/1user/1năm) và Professional Edition (50USD/1user/1năm).

Sự bất đồng giữa cộng đồng nguồn mở và ban lãnh đạo công ty Compiere dẫn đến hình thành dự án nguồn mở Adempiere năm 2006, một nhánh tách ra từ Compiere. Đây là một dự án bao gồm cả ba hệ phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning), Quản lý Khách hàng (Customer Relationship Management) và Quản lý Hệ thống Cung cấp ( Supply Chain Management).


Phần mềm Quản lý doanh nghiệp (ERP) nguồn mở đang tăng trưởng

Tháng Năm 2, 2008

Phần mềm nguồn mở đang tạo nên một xung lực mới trong thị trường phần mềm Quản lý doanh nghiệp do tính linh hoạt và giá thành thấp

Phần mềm nguồn mở có thể tìm thấy chỗ đứng của mình trong những hệ thống ứng dụng tối quan trọng (mission-critical) không? Dựa trên xung lực của thị trường phần mềm Quản trị Doanh nghiệp nguồn mở (Open-source Enterprise Resource Planning – ERP), phần mềm nguồn mở bắt đầu nhìn ra con đường của mình, đặc biệt là các lãnh đạo IT của các tổ chức trung bình và nhỏ.

Trong khi các hệ ERP là trái tim và linh hồn của doanh nghiệp hiện đại, chúng cũng là nỗi kinh hoàng về IT trong thập kỷ vừa qua. Phần mềm ERP đòi hỏi một quá trình chỉnh sửa lâu dài và tốn kém để phù hợp với các quy trình nghiệp vụ đặc thù của từng ngành, từng công ty. Danh sách các hạng mục chậm trễ, các triển khai tốn kém luôn ám ảnh các lãnh đạo IT khi cố gắng nâng cấp các hoạt động của công ty. Mới đây, công ty vận chuyển hành lý khổng lổ Waste Management đã kiện ra tòa đòi hãng phần mềm SAP bồi thường 100 triệu USD do triển khai ERP thất bại.

Vấn đề bắt đầu từ thập kỷ 90: năm 1997, hãng Nestle USA bắt đầu một dự án ERP kéo dài 6 năm, tốn 200 triệu USD. Ban đầu công ty có ý định dùng số tiền đó để triển khai một hệ thống trên tất cả các văn phòng toàn cầu.

Khi triển khai xong, công ty mới thấy mình bị khóa chặt vào trong các hợp đồng giấy phép sử dụng và bảo trì tốn kém trong một thị trường hầu như không có cạnh tranh bị thống trị bởi hai hãng phần mềm ERP chính, Oracle và SAP.

Phần mềm nguồn mở bắt đầu vào cuộc. Được phổ biến do sự tăng trưởng của hệ điều hành Linux, phần mềm nguồn mở cho phép bất kỳ ai xem, kiểm tra mã nguồn và chỉnh sửa phần mềm theo ý mình. Các hệ ERP yêu cầu chỉnh sửa rất nhiều (lúc triển khai ban đầu và cả sau này khi doanh nghiệp thay đổi, phát triển – ND) do đó phần mềm nguồn mở có vẻ là phương án lý tưởng. Các công ty cũng đánh giá cao khả năng kiểm soát được mã nguồn của các phần mềm tối quan trọng đối với họ.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí thấp của các hệ ERP nguồn mở cũng là một yếu tố quan trọng. Đó là trường hợp của công ty thực phẩm đông lạnh Cedarlane. Dùng phần mềm ERP nguồn mở của hãng xTuple đã tiết kiệm cho công ty “vài trăm nghìn đô la”, giám đốc IT Daniel Baroco cho biết.

Hiệu quả hiện nay là rõ ràng, Baroco nói. Công ty đã tăng trưởng từ 40 triệu lên 600 triệu USD doanh thu và khối lượng công việc giấy tờ cần thiết để thực hiện các hợp đồng giảm xuống đáng kể. Năm 2004, trung bình phải xuất 1000 hóa đơn một ngày, đôi khi một đơn hàng có đến 3 hóa đơn. Hiện nay, chỉ còn 400 hóa đơn và lại theo dõi được lượng hao hụt thực phẩm, một điều không có vào năm 2004.

“Tôi thực sự đã được đào tạo lại về nguồn mở thời kỳ đó,” Baroco nói. “Tôi trở thành người hâm mộ nguồn mở vì thế.”

Tổng giám đốc xTuple, Ned Lilly, nói rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Cedarlane là viễn cảnh tốt nhất cho áp dụng phần mềm ERP nguồn mở. “Triển vọng tốt nhất đối với chúng tôi là các công ty $20 triệu đến $50 triệu doanh thu đang còn dùng chỉ phần mềm kế toán QuickBooks”. Lilly nói.

Lilly không mong sẽ chuyển được các khách hàng truyền thống đang dùng Oracle hoặc SAP nhưng với các công ty nhỏ hơn, lo lắng về chi phí và quá trình triển khai cũ phức tạp thì giải pháp nguồn mở là một sự lựa chọn rõ ràng.

Tại thị trường châu Âu và châu Á, khách hàng hiểu biết hơn về phần mềm nguồn mở và theo đuổi những hệ thống kinh doanh không phụ thuộc vào một nhà cung cấp, Tổng giám đốc Don Klaiss của hãng phần mềm ERP nguồn mở Compiere cho biết.

“Có những vùng trên thế giới, đặc biệt là ở châu Âu và Mỹ Latinh, khuynh hướng ủng hộ nguồn mở là rất mạnh,” Klaiss nói. “Khách hàng rất mệt mỏi vì phải trả phí bản quyền và phí bảo trì cao.”

Một mặt phần mềm nguồn mở có những đặc điểm phù hợp với ERP, mặt khác các thất bại của các phần mềm ERP nguồn đóng quá ầm ỹ cũng làm tăng nhu cầu về ERP nguồn mở, Matt Aslett nhà phân tích phần mềm doanh nghiệp thuộc nhóm 451 cho biết.

Doanh số phần mềm ERP nguồn mở đang tăng vọt. Công ty Compiere năm 2007 tăng 300% và dự kiến cũng tăng như vậy năm 2008. xTuple dự kiến sẽ tăng gấp đôi. Một hãng phần mềm ERP nguồn mở khác, Openbravo, dự kiến doanh số sẽ tăng gấp 3 năm nay và nhân sự sẽ phải tăng gấp đôi.

Cộng đồng nguồn mở tập hợp xung quanh một sản phẩm làm tăng khối lượng công việc thực hiện được lên nhiều lần. Ví dụ, các đối tác và khách hàng của Openbravo hiện đang bản địa hóa sản phẩm của hãng cho 50 nước khác nhau.

Những con số tăng trưởng đó cũng không phải toàn vẹn, nhà phân tích Aslett phát biểu: “ ERP là một trong những lĩnh vực cuối cùng của hạ tầng tin học doanh nghiệp mà phần mềm nguồn mở còn xâm nhập tương đối ít nên các hãng viết phần mềm ERP nguồn mở có thể hy vọng doanh số sẽ tiếp tục tăng trưởng trong thời gian tới. Tuy nhiên cần nhớ rằng, các hãng đó xuất phát từ con số không trong khi doanh số của các hãng phần mềm nguồn đóng nổi tiếng đã lên tới hàng tỷ đô la”.

Tuy nhiên, giám đốc Mitja của Openbravo tin rằng các hãng phần mềm ERP nguồn mở đang bán một thứ mà các hãng ERP nguồn đóng không thể bán được: các khách hàng có thể tự do kiểm soát những hệ thống tối quan trọng của mình không phụ thuộc vào công ty tin học bên ngoài.

By Robert Lemos, IDG News Service (Zxc232 lược dịch)


Ngân Sách ERP và Quy Mô Doanh Nghiệp

Tháng Tư 30, 2008

Khi bắt đầu quan tâm tới khoản đầu tư cho ERP, hầu hết doanh nghiệp (DN) đều lúng túng trong việc xác định quy mô giải pháp và ngân sách thích hợp. Để cung cấp cho DN thêm thông tin, TGVT – PCW B đã mời các chuyên gia tư vấn và một số DN cung cấp giải pháp ERP tham gia giải đáp các thắc mắc xung quanh vấn đề này.

Khi Nào Cần Đầu tư ERP?

Đây là câu hỏi thường xuất hiện khi DN không định hình được mình cần quan tâm ERP ở mức nào.

Phân tích theo loại hình hoạt động và quy mô DN, ông Nguyễn Huy Cương chia ra 4 nhóm cần quan tâm:

• Các công ty nước ngoài, đặc biệt là chi nhánh của các tập đoàn toàn cầu.

• Các DN nhà nước đang cổ phần hóa.

• Các công ty nội địa lớn, có nhiều chi nhánh trên toàn quốc, đang muốn vươn ra ngoài tầm khu vực.

• DN vừa và nhỏ.

Phân tích theo nhu cầu về bài toán quản lý DN, ông Phí Anh Tuấn đưa ra các nhóm cần quan tâm sau:

• Khi phạm vi và khối lượng giao dịch của DN tăng nhanh, việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo bị chậm nên đưa ra quyết định không kịp thời, có nhiều sai sót. Đây là tình trạng ở các DN phát triển mạnh nhưng quản lý theo kiểu gia đình.

• Khi áp lực cạnh tranh tăng lên và lợi nhuận của DN giảm xuống, DN buộc phải nghĩ đến tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa các quy trình quản lý.

• Khi DN đang phát triển tốt, lợi nhuận tích lũy cao, có đủ ngân sách đầu tư trang bị một hệ thống thông tin quản lý.

• Khi DN tham gia hoạt động xuất khẩu, khách hàng thường đòi hỏi đối tác có mô hình quản lý tương thích với thông lệ quốc tế.

• Cuối cùng là những DN đang hoạt động kém hiệu quả và đang tái cấu trúc cơ cấu quản lý. Giải pháp ERP giúp họ xây dựng quy trình quản lý mới có hiệu quả hơn, giúp vực lại công ty.

Xác Định Kích Cỡ Giải Pháp ERP

Với các DN bán sỉ/lẻ và sản xuất hàng tiêu dùng, ông Nguyễn Anh Nguyên cho rằng DN kinh doanh thuần túy có doanh thu khoảng 1 triệu USD/năm trở lên có nhu cầu ERP đơn giản gồm: kế toán thu/trả, sổ cái, báo cáo tài chính (BS/PL); quản lý giá và khuyến mãi (khi khuyến mãi là hoạt động chính); đặt hàng và giao hàng; mua hàng và xuất – nhập – tồn cho hàng hóa. Mức đầu tư tối thiểu thường từ 30 triệu VNĐ trở lên kể cả công cài đặt. Nếu tính cả khấu hao phần cứng thì chi phí nên chiếm khoảng 1,5% – 2% doanh thu trở lên cho 2 năm đầu và sau đó khoảng 0,5% – 0,8% cho vận hành đến lần nâng cấp gần nhất.

Ông Nguyễn Đông Hồ đưa ra mô hình phân loại dựa trên số người dùng và tổng số vốn đầu tư, từ đó quy chiếu ra nhóm các giải pháp ERP phù hợp:

Còn ông Vương Quân Ngọc lại cho rằng: Việc xác định kích cỡ “chiếc áo ERP” nên theo một số tiêu chí nhất định do chính DN đặt ra. Tốt nhất nên tham khảo ý kiến các nhà tư vấn có kinh nghiệm. Theo ông Ngọc, giải pháp nên thỏa mãn tối thiểu các câu hỏi:

• Giải pháp ERP đó có trả lời được một số vấn đề mà DN đang gặp phải hay không (VD: quản lý số lượng đơn đặt hàng rất lớn, báo cáo hợp nhất toàn tập đoàn…).

• Lãnh đạo DN có thể kiểm soát được tình hình hoạt động của DN mọi lúc, mọi nơi sau khi triển khai ERP hay không?

• Với việc tăng trưởng của DN, liệu giải pháp ERP có giải quyết được các bài toán “tương lai” của DN không?

Cuối cùng mới là vấn đề xác định kinh phí.

Tỷ Lệ Đầu Tư ERP Thế Nào là Hợp Lý?
Ông Nguyễn Văn Khương đưa ra hai cách tiếp cận để xác định tỷ lệ đầu tư cho ERP. Cách 1: ước bằng một nửa tổng chi phí một tháng của DN. Ví dụ: DN có 50 nhân viên (NV), chi phí bình quân đầu người 6 triệu đồng thì chi phí cho hệ thống ERP là: (6 x 50)/2 = 150 triệu đồng (bằng khoảng 10.000 USD). Cách 2: nhân số lượng NV trong DN với hệ số (số tiền tính trên đầu NV), mà hệ số này phụ thuộc vào ngành nghề sản xuất kinh doanh. Ví dụ: công ty sản xuất bao bì có 100 NV (kể cả công nhân) thì chi phí cho hệ thống ERP khoảng: 100 x 150 = 15.000 USD. Nếu công ty có 1000 NV thì chi phí là 150.000 USD.

    Tỉ lệ đầu tư (%)     Doanh số (USD)     Đầu tư ERP
(USD)
 
    1 – 3     1 – 5 triệu     10,000 – 150,000  
        < 10 triệu     < 300,000  
        < 50 triệu     < 1,500,000  

Ông Khương nhấn mạnh “Tôi cho rằng xác định chi phí cho hệ thống ERP theo doanh số không hợp lý bằng theo tổng chi phí vì không phải cứ DN có doanh số cao (lời nhiều) thì phải bỏ ra nhiều tiền cho hệ thống ERP”.

Còn ông Hồ lại tính tỉ lệ đầu tư cho ERP theo doanh số. Thông thường có thể chiếm từ 1 đến 3% doanh số của DN.

Tuy nhiên, cũng theo ông Hồ, do chi phí bản quyền được khấu hao trong nhiều năm nên tỷ lệ chi phí thực cho dự án ERP so với doanh số của năm đầu tư có thể nhỏ hơn.

Ông Trần Sơn đồng quan điểm cho rằng nên coi ERP là một loại tài sản và có khấu hao như mọi loại tài sản khác, thậm chí khấu hao nhanh hơn do CNTT thay đổi rất nhanh. Với những ERP có tổng đầu tư dưới 50.000 USD nên tính thời gian khấu hao khoảng 3 năm; Từ 50-100.000 USD nên tính là 5 năm; Với những hệ thống lớn như Oracle (bản đầy đủ) hoặc SAP có thể lên tới 10 năm. Ngoài ra, ERP còn cần chi phí bảo trì hàng năm khoảng 20% giá gốc. Như vậy, nếu một hệ thống ERP có giá 100.000 USD thì chi phí mỗi năm (của 5 năm sử dụng) sẽ khoảng 40.000 USD.

Đầu Tư Thế Nào Để Hiệu Quả?
Tất cả các chuyên gia tư vấn đều khẳng định, DN nên đưa ra quy trình đầu tư cho ERP.

 

CÁC CHUYÊN GIA THAM GIA

   
 

Ông Quang Nguyễn, giám đốc PA Consulting Group (Singapore)
Ông Nguyễn Anh Nguyên, giám đốc kế hoạch và CNTT, công ty Unilever Vietnam
Ông Nguyễn Đông Hồ, giám đốc Ernst & Young Vietnam
Ông Trần Sơn, giám đốc công ty ERAS
Ông Phí Anh Tuấn, phó giám đốc công ty AZ Solution
Ông Nguyễn Huy Cương, giám đốc công ty Tinh Vân ERP
Ông Nguyễn Văn Khương, giám đốc công ty Phần Mềm EFFECT
Ông Vương Quân Ngọc, phụ trách Marketing FPT-ERP

   

Theo ông Sơn, nếu DN đầu tư theo lộ trình thì đầu tư đến đâu thấy hiệu quả ngay đến đó. Cấu trúc module của ERP thực ra rất phù hợp với việc này. Tránh mua hết cả hệ thống ERP để rồi có những module có khi mấy năm sau chưa động tới. Với kinh nghiệm nhiều năm tư vấn quản lý DN, ông Sơn đưa ra mô hình vận dụng 20-80. Theo đó, nếu đầu tư vào 20% số quy trình “có vấn đề” nhất thì có thể giải quyết được 80% những bất cập trong cả hệ thống. Xác định được những quy trình quan trọng thì sẽ biết nên đầu tư đồng tiền vào những tính năng ERP nào để tiết kiệm nhất mà vẫn mang lại hiệu quả cao.

Ông Quang Nguyễn cho rằng đầu tư chỉ hiệu quả khi tổng hợp được các yếu tố: Thuê đúng người; Đội ngũ tư vấn triển khai có kinh nghiệm và chung mục đích thành công với DN; Đội ngũ NV của DN tâm huyết, chịu khó, dám làm và dám chịu trách nhiệm; Quyết tâm của lãnh đạo; Nhất là phải định nghĩa được “thành công” là gì một cách cụ thể và hợp lý (Ví dụ: qui trình đóng sổ sẽ rút xuống từ 2 tháng thành 2 ngày, hàng tồn kho không vượt quá 2 tỉ…).

Tường Vy (tổng hợp)


Chi Phí Cho ERP

Tháng Tư 30, 2008

Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.

Chi phí triển khai phần mềm (PM) ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng…

Chi phí phần mềm

Chi phí PM thường bao gồm: bản quyền PM ERP và các PM liên quan khác. Chi phí bản quyền PM ERP (còn gọi là giá license) tính theo các phân hệ và theo số người sử dụng. Có một số PM chỉ bán theo phân hệ và không quan tâm đến số người sử dụng.

Về khái niệm người sử dụng, không nhất thiết phải gắn với số người sử dụng vật lý. Các hãng nước ngoài thường quy về khái niệm người sử dụng đồng thời (concurent user). Do đó, việc xác định số lượng người sử dụng một cách đúng đắn sẽ đem lại một khoản tiết kiệm không nhỏ cho DN.

Ngoài ra, tùy theo nhu cầu, DN phải mua bản quyền các PM khác, như hệ điều hành; hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) và các ứng dụng bảo mật. Các PM này DN có thể xác định mua hoặc không mua ngay cùng với việc triển khai, tùy thuộc vào việc tư vấn.

Chi phí triển khai

Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền PM ERP. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành… Kinh phí này được xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân hệ triển khai. Ở nước ngoài, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của DN. Tuy nhiên, ở VN, các nhà tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp DN nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD.

Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai

Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP. Tùy vào quy mô và nhận thức của DN mà các hạng mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho ERP. Tuy nhiên, nếu có điều kiện thì các khoản mục này nên đưa vào vì nó giúp DN vận hành hệ thống trơn tru hơn và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP.

Đối với dự án ERP quy mô lớn, DN nên thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai. Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công nhân với số ngày làm việc thực tế, hoặc dựa trên số lượng các báo cáo đánh giá chất lượng và tư vấn của đơn vị.

Sau khi PM ERP chính thức vận hành, DN vẫn cần phải duy trì các hoạt động hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi, nhất là năm đầu tiên. Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí có thể dao động từ 15-25 %

Ngoài ra, DN cũng nên chú ý tới các khoản phí đi kèm như chi phí trả cho nhân viên tham gia (bao gồm cả tuyển mới và làm thêm giờ), các khoản phụ phí phát sinh cho môi trường triển khai ERP (địa điểm, trang thiết bị…)

Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng

Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện… Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server). Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của DN như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)…

Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL được tập trung tại một địa điểm. Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy tu, bảo trì hệ thống.
Đối với hạ tầng mạng, nếu DN đã có sẵn mạng WAN, LAN phù hợp thì phần kinh phí này không cần phải tính đến. Hiện nay, DN có thể khai thác môi trường Internet như một mạng WAN cho DN với chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo mục đích khai thác của mình.

Các chú ý khác

Giá rẻ ban đầu, quyết toán tăng gấp bội: Đánh vào tâm lý “ham rẻ”, nhiều đơn vị triển khai thường đưa ra giá chào rất thấp, thậm chí là không lấy tiền khi chưa triển khai xong. Điều này khiến DN lầm tưởng là chỉ phải bỏ ít chi phí là có được hiệu quả cần thiết. Trong nhiều trường hợp, DN mua PM rẻ và chỉ ứng dụng trong thời gian ngắn rồi phải nâng cấp thì tổng chi phí của hai lần ứng dụng có thể lớn hơn nhiều so với việc ứng dụng một lần ngay từ đầu.

Lịch thanh toán: các đơn vị tư vấn triển khai thường đưa ra lịch thanh toán hợp lý để tránh việc DN phải thanh toán cả “đống” tiền trong một lần. Lịch này sẽ xác định thời điểm nào cần chi khoản nào. Điều đó giúp DN cân đối được dòng tiền và kiểm soát tốt hơn ngân sách dành cho ứng dụng CNTT.

Chi phí cho quản lý thay đổi: Khi xác lập quy trình tác nghiệp DN theo hệ thống ERP, không loại trừ trường hợp DN phải thay đổi cơ cấu, thêm/bớt nhân sự… Những thay đổi đó sẽ làm phát sinh những khoản chi phí không nhỏ của DN… Nếu đơn vị tư vấn triển khai có nhiều kinh nghiệm thì việc tư vấn quản lý thay đổi sẽ được xác định ngay từ đầu.

Lời kết

Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và không dễ dàng. Chính việc chia lịch trình triển khai rõ ràng sẽ giúp DN kiểm soát tốt các khoản chi phí của mình. Bên cạnh đó, DN cũng nên có một khoản ngân sách dự phòng tối thiểu dành cho các vấn đề phát sinh không lường trước.

…download toàn bộ bài viết tại đây: it002-chi-phi-erp

Ngọc Mai


Theo dõi

Get every new post delivered to your Inbox.