Nghệ thuật nói “không”

Trước lời yêu cầu của người khác, không phải lúc nào bạn cũng có thể nói “có”, chấp nhận lời đề nghị ngay được. Tuy vậy, bạn cũng rất băn khoăn không biết nên từ chối thế nào cho thật “dễ nghe” hoặc chí ít chỉ là tạm thời trì hoãn lời đề nghị, không làm ảnh hưởng tới mối quan hệ tốt đẹp đã có giữa hai người.

Dưới đây là một số những cụm từ bạn có thể sử dụng để nói “không” một cách tự nhiên, tự nhiên như khi bạn nói “có” vậy. Tuy vậy, để những cụm từ này mang lại hiệu quả như mong muốn, hãy nhớ rằng nét mặt và ngữ điệu của bạn cũng phải phù hợp với lời bạn nói ra.

“Không” hay “Không, cảm ơn”

Từ đơn giản nhất để tạo một điểm dừng là “không”. Đó là một từ của quyền lực thuần túy. Đôi khi bắt đầu câu nói bằng từ “không” sẽ rất hữu ích, mang quyền lực trở lại trong lời nói của chúng ta, làm cho lời nói có trọng lượng hơn. “Không! Mẹ chỉ muốn con ăn những gì tốt cho sức khỏe, vì thế con không được phép ăn kem trước bữa tối” – đó là lời đầy quyền uy mà người mẹ nói với con mình. Từ “không” đã mang nghĩa thật rõ ràng và thẳng thắn.

Từ chối một cách thẳng thắn cũng có ưu thế của nó nhưng tốt hơn hết là hãy biểu lộ ý một cách trang nhã. Trong một cuốn phim thời sự kể về Mahatma Gandhi, có đoạn kể về chuyến thăm và nói chuyện hòa bình của ông với người dân Anh, chúng ta thấy những phóng viên hăm hở phỏng vấn ông, đưa micro về phía ông, nhưng ông chỉ đáp lời một cách đơn giản: “Tôi nghĩ là không” và tiếp tục bước đi, mỉm cười.

Thêm một lời cảm ơn vào câu nói “không” sẽ thể hiện lòng tôn trọng và sự quan tâm dành cho mối quan hệ. Từ “không” mang nghĩa bảo vệ quyền uy và từ cảm ơn thể hiện mối liên hệ với sự quan tâm. Một câu nói đơn giản, đầy quyền uy và được đánh giá cao “Không, cảm ơn” là đủ để thể hiện lời khước từ của bạn. Nếu bạn đang cảm thấy tốn thời gian với những nhân viên marketing qua điện thoại phớt lờ hoàn toàn lời đáp ban đầu “Không, cảm ơn” của bạn, thì bạn có thể nói:  “Bây giờ tôi đang nói Không. Cảm ơn! Tạm biệt”.

“Tôi có một nguyên tắc”

Có một cách đầy quyền lực để tạo dựng khung giới hạn đó là cách nói về một chính sách của riêng bạn. Ví dụ như: “Tôi có một nguyên tắc là không bao giờ cho bạn bè vay tiền mà không nói rõ là khi nào trả”, hoặc “Tôi không bao giờ đáp lời những cuộc gọi điện thoại nài xin, khẩn khoản”.

Khi bạn nói rằng bạn có một nguyên tắc, có nghĩa là bạn đang muốn nhấn mạnh rằng từ “không” của bạn không phải là một thông điệp “dùng một lần”, mà là một thói quen, một lối sống của riêng bạn, bạn đã phải đầu tư suy nghĩ nhiều cho nguyên tắc này. Đó là một dấu hiệu thể hiện sự kiên quyết, một dấu hiệu cho thấy bạn sẽ không thay đổi quyết định. Tất nhiên, cụm từ này chỉ có tác dụng khi đó thực sự là nguyên tắc của bạn và là thứ gì đó bạn đã dành nhiều thời gian để suy nghĩ.

Tạo dựng khung giới hạn như một nguyên tắc cũng có lợi là để những người khác biết rằng từ “không” của bạn không hề có ý cá nhân và  nó còn thể hiện ý tích cực. Bạn nói “không” với họ cũng đơn giản như bạn nói “có” với những nguyên lý và giá trị bạn đã lựa chọn. Tóm lại, nói “Tôi có một nguyên tắc” khẳng định mối quan tâm của bạn, làm tăng thêm quyền uy và làm cho quyết định khước từ không còn thể hiện chỉ là ý kiến cá nhân tức thời nữa.

Hãy xem xét ví dụ sau đây. Đó là câu chuyện về một nhà máy dệt luôn trong tình trạng hối hả, gấp gáp trước các yêu cầu đặt hàng của khách. Qua nhiều năm, công ty giải quyết tình trạng này bằng cách tự điều chỉnh kế hoạch cho “hợp lý”. Khi có một khách hàng nào đó bắt đầu tức giận vì đơn hàng bị đình trệ, nhà sản xuất sẽ giải quyết bằng cách “leo thang – chen ngang” – có nghĩa là sẽ làm gấp riêng đơn hàng đó và tạm ngưng tất cả các đơn hàng khác lại.

Hậu quả là một hệ thống làm việc không có tổ chức và luôn vấp phải sự không hài lòng nói chung của tất cả các khách hàng. Cuối cùng, sau nhiều lần quá mệt mỏi với tính trạng này, ban lãnh đạo công ty quyết định cần phải đối mặt với thực tế vấn đề và thuê một đội chuyên gia tư vấn tìm ra giải pháp xây dựng một hệ thống sản xuất làm việc đúng thời hạn. Để hệ thống đi vào hoạt động có hiệu quả, họ đưa ra một chính sách mới cho tất cả các khác hàng: không “leo thang – chen ngang”. Họ thông báo về chính sách mới và làm đúng theo chủ trương chính sách đề ra bất luận các phản hồi khác nhau từ phía khách hàng.

Kết quả cuối cùng là gì? Chính sách không leo thang đã giúp nhà máy giảm thiểu tối đa sự chồng chéo trong cách quản lý đơn hàng và vì vậy cho phép công ty có thể hoàn thành  các đơn hàng chỉ trong vòng 2 tuần thay vì 6 tuần như trước đây. Giờ đây, có rất ít sự trì hoãn xảy ra trong các đơn đặt hàng và công ty không cần phải dùng tới biện pháp “leo thang – chen ngang” tạm thời như trước đây nữa – chính sách đã đem lại lợi ích cho tất cả mọi người, cả công ty và khách hàng.

“Tôi có kế hoạch của riêng mình” hoặc “Tôi đang xem xét việc khác”

Với một người bạn có ý mời bạn đi dự tiệc, nhưng bạn nghĩ rằng bạn không cần hoặc không nên tới đó, bạn chỉ cần nói đơn giản rằng: “Xin lỗi, tối nay tôi có kế hoạch khác rồi. Cảm ơn anh!”. Với một đồng nghiệp cấp dưới đang đề nghị bạn giúp đỡ vì thời gian cần hoàn thành công việc đã tới mà anh ta vẫn chưa xong, bạn có thể nói: “Tôi thật sự muốn giúp anh nhưng tôi cũng có những dự án khác. Tôi đã cam kết sẽ hoàn thành nó trước khi chuyển sang bất kỳ công việc nào khác”.  Với một tổ chức, hay một cá nhân đòi hỏi bạn phải thực hiện một trách nhiệm công dân mới bạn có thể nói: “Hiện tại, tôi cần phải tập trung vào công việc hơn nữa”

Dưới cương vị người quản lý, trước một đơn đặt hàng của khách hàng mới nhưng bạn chưa muốn bán hàng cho anh ta, lời khước từ hiệu quả nhất có lẽ là: “Tôi đã cam kết sẽ bán lô hàng này cho đối thủ cạnh tranh của anh rồi, vì vậy tôi không thể xem xét đề nghị mua hàng của anh tại thời điểm này”. Sở dĩ lời từ chối này rất hiệu quả bởi vì nó thể hiện rằng bạn là một người quản lý rất coi trọng uy tín, khi bạn đã cam kết với khách hàng kia, bạn không thể từ bỏ và chuyển sang bán hàng cho khách hàng mới. Qua đây người khách mới sẽ cảm thấy yên tâm, tin tưởng bạn để tiếp tục làm việc với bạn trong tương lai.

“Không phải bây giờ”

Không không phải là từ dễ nói, nhất là khi bạn có mối quan hệ thân thiết, quan trọng với người đặt ra yêu cầu. Một cách giúp làm giảm nhẹ lời khước từ đối với họ và đồng thời cũng giúp bạn dễ nói hơn đó là đó là sử dụng cụm từ “ảo thuật” “Không phải bây giờ”.

Khi một khách hàng đề nghị công ty bạn phát triển một giải pháp kỹ thuật đặc biệt cho vấn đề của họ, khách hàng sẽ thấy “lọt tai” hơn khi được nghe “Tôi xin lỗi, nhưng hiện tại chúng tôi không thể cung cấp giải pháp này” thay vì chỉ là một câu nói “không” đơn giản.

Trong trường hợp dùng cụm từ này, bạn cần nhớ rằng  “Không phải bây giờ“ luôn mở một cánh cửa cho một lời đề nghị khác trong tương lai. Vì vậy nếu đã biết chắc chắn rằng bạn sẽ không thể thực hiện hay không có cơ hội nào để xem xét lời đề nghị trong tương lai, thì hãy nói “không” ngay tại thời điểm hiện tại. “Không phải bây giờ” chỉ dùng trong những trường hợp bạn có khả năng xem xét lại vấn đề và thực hiện lời yêu cầu trong tương lai, nó chẳng qua chỉ là kế “hoãn binh” thôi.

Nếu người kia hỏi lại bạn rằng “Nếu không phải bây giờ, vậy thì là bao giờ?” thì bạn có thể nói: “Chúng tôi cần phải xem xét” hoặc “Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể nói gì về điều sẽ xảy ra trong tương lai”.

Nếu người kia vẫn cương quyết đòi hỏi bạn một câu trả lời ngay tức khắc cho đề nghị của họ và bạn không muốn bị rơi vào tình thế quyết định nửa vời, bạn có thể nói rằng: “Nếu anh muốn câu trả lời ngay bây giờ, thì câu trả lời là “không”. Người kia sẽ ngay lập tức hiểu ra rằng họ cần phải chờ đợi quyết định của bạn.

“Không phải bây giờ” là một cụm từ rất hữu ích, đặc biệt khi bạn đang còn băn khoăn, chưa thể đưa ra quyết định ngay được. Nói “Không phải bây giờ” và chuyển câu trả lời sau đó thành “có” trong tương lai sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc nói “có” và sau đó phải chuyển câu trả lời thành “không”.  

“Tôi thích khước từ hơn là làm một việc không hiệu quả”

Một vị hiệu trưởng đã sử dụng quy tắc ngón tay cái khi được đề nghị đảm nhiệm một trọng trách mới: Ông ta tự hỏi bản thân mình rằng “Liệu tôi có thể hoàn thành tốt công việc không?”, “Liệu tôi có đủ thời gian làm tốt công việc không, và tôi có những kỹ năng cần thiết cho công việc không?”. Nếu câu trả lời cho những câu hỏi tự đặt ra này là Không, thì ông ta sẽ nói Không một cách thẳng thắn với lời đề nghị. Câu trả lời Không của ông trong trường hợp này thực sự là câu trả lời Có cho những tiêu chuẩn về hiệu quả và chất lượng.

Khi bạn khước từ thay vì chấp nhận và thực hiện công việc một cách tồi tệ, thì bạn không chỉ khẳng định những mối quan tâm của cá nhân, mà bạn còn quan tâm tới cả mối quan hệ. Bạn sẽ làm cho cả công việc và mối quan hệ trở lên tệ hại hơn nếu bạn nói Có và sau đó thực hiện công việc một cách tệ hại, làm cho tất cả mọi người đều không hài lòng.

Ở một công ty điện tử, một trong những khách hàng hàng đầu yêu cầu công ty phải cho ra một sản phẩm có kiểu dáng mới với thời hạn giao hàng rất eo hẹp. Ban lãnh đạo công ty định sẽ nhận lời, nói “có” với người khách, nhưng Phó chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên đã nhận ra rằng dây chuyền sản xuất của họ đang phải làm việc rất căng thẳng và cơ hội thực hiện đúng hạn giao hàng theo yêu cầu của khách là rất hiếm hoi, chất lượng hàng giao do vậy sẽ không đảm bảo. Vì vậy cuối cùng Hội đồng quản trị đã quyết định nói “không” với khách hàng. Lời từ chối đã khiến cho khách hàng hết sức không hài lòng nhưng cuối cùng khách hàng cũng đã hiểu và đánh giá rất cao tính trung thực của công ty. Đây là lời khước từ hiệu quả nhất mà công ty từng đưa ra được.

Đôi khi người khác đề nghị bạn làm một việc gì đó đơn giản chỉ là bởi vì họ cảm thấy không tự tin về khả năng của họ. Trong trường hợp này, bạn có thể nói với họ rằng: “Bạn sẽ làm công việc đó tốt hơn! Tôi tin rằng bạn có thể làm tốt”. Khi bạn nói “không” cũng có nghĩa là bạn đã khuyến khích họ.

Tóm lại, hãy biết và hiểu rõ những giới hạn của mình, thừa nhận chúng, và dành thời gian cho những thứ bạn có thể làm tốt. Về lâu dài, điều này sẽ làm cho cả bạn và người khác, những đồng nghiệp, khách hàng cùng làm tốt hơn những nhiệm vụ được giao.

Mai Hương
Theo business know how

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: