Văn phòng ảo, lợi ích thật

(TBVTSG) – Theo báo cáo mới nhất về thị trường cho thuê văn phòng tại TP.HCM của tập đoàn CBRE, một mét vuông văn phòng loại A ở trung tâm thành phố hiện nay đang có giá cho thuê khoảng 70 đô-la Mỹ/mét vuông, tăng 100% so với năm ngoái.

Không chỉ phải chịu thuê giá cao mà người đi thuê còn phải “đỏ cả mắt” mới tìm được chỗ vì văn phòng loại này gần như đã được cho thuê hết. 

Xuất phát từ hiện trạng này, văn phòng ảo (virtual office) có thể nói là một giải pháp thích hợp với nhiều tính năng hữu hiệu cho doanh nghiệp mà không cần phải bỏ ra quá nhiều chi phí…

Văn phòng ảo là khái niệm chỉ loại hình văn phòng có những dịch vụ dùng chung giữa nhiều doanh nghiệp, thường bao gồm địa chỉ văn phòng, địa chỉ bưu điện, tổng đài điện thoại, dịch vụ fax, trả lời điện thoại, dịch vụ hosting trang web, phòng hội nghị và các thiết bị hội họp…

Thành viên của các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo không cần có mặt tại văn phòng này mà vẫn giữ được liên lạc với khách hàng và đối tác một cách thường xuyên.

Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí cho việc thuê văn phòng làm việc cũng như mua sắm các trang thiết bị khác, nhất là những công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và những công ty không có nhu cầu sử dụng nhiều các dịch vụ văn phòng.

Cũng có trường hợp công ty muốn có một địa chỉ giao dịch nằm ngay trung tâm thành phố để tạo “bộ mặt”, trong khi họ sẽ làm việc ở một nơi khác, hay các công ty gia công phần mềm cần nhiều mặt bằng làm việc cho các lập trình viên nhưng không thể thuê trụ sở ở ngay trung tâm thành phố, thì giải pháp văn phòng ảo là thích hợp.

Nhu cầu đang phát triển

Tại Việt Nam, dịch vụ văn phòng ảo thật ra đã hình thành từ nhiều năm trước, xuất phát từ một số Việt kiều do họ nắm bắt được công nghệ và hình thức dịch vụ này đã rất phổ biến trên thế giới. Tuy nhiên, các công ty cung cấp dịch vụ này đã không thành công.

Vào lúc đó, cước phí Internet ở Việt Nam còn khá cao, trong khi các công nghệ của văn phòng ảo chủ yếu dựa vào giao thức IP, từ đó dẫn đến chi phí của văn phòng ảo cũng bị “đội” lên rất nhiều. Ngoài ra, cao ốc văn phòng cho thuê tại thời điểm đó vẫn còn khá dồi dào và giá thuê còn chấp nhận được nên khách hàng không mặn mà với dịch vụ văn phòng ảo.

Chị Xuân Huệ, giám đốc một công ty tư vấn mới thành lập, đã phải rất khó khăn trong việc tìm kiếm một địa điểm thích hợp để đặt văn phòng công ty. Do là công ty tư vấn về công nghệ thông tin với đối tượng khách hàng là những công ty nước ngoài, nên địa chỉ giao dịch tại trung tâm thành phố sẽ là một trong những lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, để thuê được một văn phòng đầy đủ tiện nghi với các dịch vụ tổng đài, điện thoại, fax… thì chi phí không nhỏ chút nào.

Giá thuê một mét vuông văn phòng ở trung tâm quận 1 là gần 70 đô-la Mỹ, chưa tính đến việc phải ký hợp đồng dài hạn mới mong giữ được chỗ. Hơn nữa, là một công ty mới mở và chưa có nguồn khách hàng cố định nên công ty chị rất dễ gặp nhiều rủi ro khi bỏ ra nhiều chi phí ban đầu để đầu tư cho phòng ốc làm việc. Qua thư điện tử quảng cáo (e-marketing), chị Huệ đã tìm đến dịch vụ cho thuê văn phòng ảo G-Office của Công ty Incomnet có trụ sở đặt tại lầu 6, tòa nhà Indochina Park, TP.HCM.

Đến với Incomnet, chỉ cần bỏ ra 50 đô-la Mỹ/tháng là chị được cung cấp những dịch vụ như sử dụng địa chỉ của Incomnet làm địa chỉ giao dịch chính của công ty, số điện thoại di động, số fax dùng chung với Incomnet, dịch vụ tiếp tân, tiếp nhận bưu phẩm, sử dụng khu vực tiếp khách, web hosting dung lượng 50MB và sử dụng phòng họp hai giờ đồng hồ một tháng.

Theo chị Huệ, mức giá thuê văn phòng ảo như vậy là hợp lý và phù hợp với quy mô hoạt động của công ty buổi đầu khởi nghiệp. Trong số các khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của Incomnet từ lúc công ty mới thành lập, Nhà may Ưng là một điển hình của việc ứng dụng có hiệu quả dịch vụ này khi khách hàng của nhà may, chủ yếu là người nước ngoài, có thể đến ngay văn phòng “ảo” để đo quần áo và đặt hàng. Còn công đoạn may thì diễn ra ở xưởng may xa trung tâm thành phố, tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

G-Office cung cấp bốn gói dịch vụ : Standard Class (175  đô-la Mỹ/năm), Economy Class (50 đô-la Mỹ/tháng), Business Class (80 đô-la Mỹ/tháng) và First Class (120 đô-la Mỹ/tháng). Các gói cước này khác nhau ở phần dịch vụ cộng thêm, số giờ sử dụng phòng họp và các tiện ích viễn thông khác.

G-Office hiện có các dịch vụ sau: dịch vụ cơ bản (gồm địa chỉ, bảng tên công ty, lễ tân-tiếp khách, nhận và chuyển tiếp bưu phẩm đến địa chỉ công ty khách hàng cung cấp), dịch vụ viễn thông (số fax dùng chung-riêng, tổng đài điện thoại riêng-số điện thoại riêng, hộp thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi), phòng riêng, chỗ ngồi làm việc, dịch vụ phòng họp, dịch vụ điện thoại viên và các dịch vụ hỗ trợ khác.

Ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Incomnet, cho biết G-Office sẽ tiếp tục cải thiện và bổ sung thêm nhiều dịch vụ hỗ trợ khác cho các công ty khách hàng. Ông Việt khẳng định đây là thời điểm tốt nhất để phát triển dịch vụ G-Office trước thực tế giá thuê văn phòng cao ốc tại trung tâm thành phố hiện nay là quá cao đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Thuê văn phòng ảo làm nơi giao dịch, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được đến 90% chi phí so với cách đầu tư truyền thống. Với kinh nghiệm làm việc nhiều năm tại Công ty Saigon Postel, ông Việt đã nắm bắt và áp dụng các công nghệ viễn thông, là nền tảng công nghệ chính của dịch vụ văn phòng ảo. Công ty khách hàng có thể đăng ký dịch vụ tổng đài giao thức IP để có thể nhận cuộc gọi ở bất cứ nơi đâu, miễn là có kết nối vào Internet.

Kể từ lúc giới thiệu dịch vụ G-Office ở TP.HCM từ tháng Tám năm ngoái, cho đến nay Incomnet đã có khoảng 160 doanh nghiệp khách hàng. Trong đó, gói cước Business Class là được ưa chuộng nhất do doanh nghiệp được sở hữu một số điện thoại và số fax riêng. Ban đầu, khái niệm văn phòng ảo vẫn còn khá xa lạ với giới kinh doanh và các cơ quan quản lý nhà nước nên dịch vụ này gặp một số trở ngại, nhất là về mặt quản lý thuế.

Thông thường, các cơ quan quản lý thuế yêu cầu các doanh nghiệp phải có mặt tại văn phòng khi có thanh tra thuế đến kiểm tra. Nhưng với văn phòng ảo, khách hàng thường xuyên không có mặt tại chỗ. Tuy nhiên, khúc mắc này cũng đã được giải tỏa sau khi Cục Thuế TP.HCM chính thức công nhận dịch vụ này, các doanh nghiệp từ nay không còn phải lo lắng về vấn đề làm việc với các cơ quan thuế.

Cần mở rộng hơn

So với các nước khác, G-Office vẫn còn có mặt hạn chế, đó là văn phòng ảo chỉ thực sự tồn tại ở TP.HCM chứ chưa vươn ra được các tỉnh thành khác, chưa nói đến nước ngoài. Trên thế giới, dịch vụ văn phòng ảo nổi tiếng nhất là Regus (www.regus.com). Văn phòng ảo của Regus hiện diện ở nhiều nước, ở Việt Nam là tại tòa nhà Opera House và Câu lạc bộ Báo chí, Hà Nội ; tòa nhà Mê Linh Point Tower và Saigon Tower, TP.HCM. Một khi trở thành thành viên của Regus, các công ty có thể sử dụng dịch vụ của hệ thống văn phòng ảo dù đang ở bất cứ nơi nào.

Hướng theo mô hình của Regus, ông Việt cho biết cũng đang tìm kiếm cơ hội hợp tác với các đối tác có thế mạnh về bất động sản để cùng nhau triển khai dịch vụ này. “Kết quả phản hồi từ kênh đối tác hiện nay là khá tốt, chắc chắn G-Office sẽ được nhân rộng ra nhiều nơi hơn nữa,” ông Việt khẳng định.

TRƯỜNG AN

 

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: